Regulamin

ZAPOZNAJ SIĘ Z REGULAMINEM

REGULAMIN FORUM ADMINISTRATORÓW NOVUM BANK 2026 

I. POSTANOWIENIA OGÓLNE 

  1. W niniejszym Regulaminie przyjmuje się następujące definicje:  
    • Regulamin niniejszy Regulamin Forum Administratorów Novum Bank 2026. 
    • NOVUM – Zakład Usług Informatycznych NOVUM Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Łomży przy ul. Spokojnej 9A, 18-400 Łomża, wpisany do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy w Białymstoku, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS: 0000080302, NIP: 718-002-68-19, REGON: 450008792. 
    • Forum – organizowane przez NOVUM wydarzenie szkoleniowo-konferencyjne Forum Administratorów Novum Bank dotyczące nowoczesnych technologii teleinformatycznych w bankowości spółdzielczej, które odbędzie się w dniach 22-23 października 2026 r. 
    • Kontakt Forum – fanb@novum.pl.  
    • Strona internetowa – www.fanb.novum.pl  
    • Data Forum – 22-23 października 2026 r.  
    • Termin przesyłania zgłoszeń – od 3 do 30 września 2026 r.  lub do wyczerpania miejsc. 
    • Miejsce Forum lub Hotel – Hotel Cukrownia Żnin, ul. Klemensa Janickiego 1, 88-100 Żnin, prowadzony przez ARCHE S.A. 
    • ARCHE S.A. – „ARCHE” S.A. z siedzibą w Konstancinie Jeziornie (05-520), adres: ul. Mirkowska 45A, wpisaną do rejestru przedsiębiorców prowadzonego Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000831001, posiadającą NIP 821-16-39-335, REGON 710021277, kapitał zakładowy: 2.982.300,00 zł, wpłacony w całości. 
    • Uczestnik – osoba zgłoszona do udziału w Forum na podstawie Zgłoszenia.  
    • Zgłaszający – osoba fizyczna, prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej dokonująca Zgłoszenia Uczestnika. Zgłaszający może być również Uczestnikiem. 
    • Zgłoszenie – oświadczenie Zgłaszającego o woli wzięcia udziału w Forum, dokonane na zasadach określonych w Regulaminie. 
    • Formularz Zgłoszeniowy – formularz zgłoszenia udziału w Forum, udostępniony przez NOVUM Zgłaszającemu drogą mailową lub na Stronie internetowej. 
    • Partner – podmiot trzeci biorący udział w Forum na warunkach ustalonych z NOVUM.  
    • RODO – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych). 
  2. Regulamin obowiązuje NOVUM, Zgłaszających, Uczestników oraz Partnerów Forum.  
  3. Dokonanie Zgłoszenia równoznaczne jest z zaakceptowaniem przez Zgłaszającego treści Regulaminu i ze zobowiązaniem się do jego przestrzegania. 

        II. ZGŁASZANIE UDZIAŁU W FORUM 

        1. Zgłoszenia Uczestników przyjmowane są wyłącznie w Terminie przesyłania zgłoszeń. 
        2. Zgłoszenie odbywa się poprzez Formularz Zgłoszeniowy.  
        3. Zgłaszający zobowiązany jest do złożenia w Formularzu Zgłoszeniowym oświadczeń w przedmiocie: 
          • zapoznania się z Regulaminem i zobowiązaniu się do jego przestrzegania oraz zobowiązania się do poinformowania Uczestników o jego treści; 
          • zgody na przetwarzanie danych osobowych w celach związanych z organizacją Forum, w tym zgody na przekazanie danych do Hotelu, 
          • zapoznania się z klauzulami informacyjnymi dotyczącymi przetwarzania danych osobowych przez NOVUM oraz ARCHE S.A. i zobowiązania się do poinformowania Uczestników o ich treści. 
        4. W Formularzu Zgłoszeniowym należy dokonać wyboru rodzaju pokoju/pokojów (jedno- albo dwuosobowy), w których będą zakwaterowaniu Uczestnicy. Po wysłaniu Formularza Zgłoszeniowego zmiana rodzaju pokoju nie będzie możliwa. Faktura za nocleg w danym pokoju może zostać wystawiona wyłącznie na jeden podmiot, bez względu na rodzaj pokoju (jedno- albo dwuosobowy). 
        5. Wypełniony i podpisany Formularz Zgłoszeniowy powyżej należy przesłać poprzez Stronę internetową lub na adres e-mail Kontakt Forum.  
        6. Brak dostarczenia kompletnego Formularza Zgłoszeniowego stanowi podstawę do jednostronnego odrzucenia Zgłoszenia przez NOVUM i odmowy udziału w Forum. 
        7. Zgłaszający ponosi wyłączną odpowiedzialności za błędnie wypełnione Formularze Zgłoszeniowe.  
        8. Przesłanie Formularza Zgłoszeniowego stanowi zobowiązanie Zgłaszającego do opłacenia wybranego wariantu uczestnictwa w Forum.  
        9. NOVUM potwierdzi udział Uczestnika wysyłając e-mail na adres podany w zgłoszeniu.  
        10. NOVUM zastrzega sobie prawo do: 
          • wcześniejszego zamknięcia rejestracji w przypadku wykorzystania wolnych miejsc, 
          • odwołania Forum bez podawania przyczyn. 

                                  III. ŚWIADCZENIA PRZYSŁYGUJĄCE UCZESTNIKOM I PARTNEROM 

                                  1. Uczestnicy Forum, zgłoszeni zgodnie z Regulaminem, których udział w Forum został opłacony otrzymują: 
                                    • możliwość uczestnictwa w Forum, 
                                    • materiały szkoleniowe i konferencyjne, 
                                    • zakwaterowanie i wyżywienie zgodne z wybranym pakietem (jeśli dotyczy). 
                                  2. Partnerzy Forum mogą otrzymać dodatkowe świadczenia, stosownie do ustaleń z NOVUM. 

                                        IV. PŁATNOŚCI 

                                        1. Zgłaszający zobowiązany jest do uiszczenia całości opłaty za udział Uczestnika w Forum w terminie określonym w Formularzu Zgłoszeniowym i zgodnie z danymi na fakturze proforma, która zostanie wystawiona i przesłana przez Hotel lub ARCHE S.A. na adres mailowy osoby kontaktowej, wskazany w Formularzu Zgłoszeniowym. 
                                        2. Szczegółowe warunki płatności znajdują się w Formularzu Zgłoszeniowym. 
                                        3. Terminowa płatność jest warunkiem udziału w Forum, a jej brak stanowi podstawę do jednostronnego odrzucenia Zgłoszenia przez NOVUM i odmowy udziału w Forum w zakresie obejmującym nieopłaconych Uczestników. 

                                            V. REZYGNACJA Z UCZESTNICTWA. ODWOŁANIE FORUM 

                                            1. Zgłaszający może zrezygnować z udziału w Forum w każdym czasie do dnia uiszczenia opłaty za udział Uczestnika w Forum. 
                                            2. Rezygnacja nie jest możliwa po dokonaniu zapłaty, przy czym Zgłaszający może za zgodą NOVUM wskazać inną osobę niż pierwotnie zgłoszona do udziału w Forum jako Uczestnik, zgodnie z ust. 3 poniżej. 
                                            3. Zmianę danych Uczestnika należy zgłosić mailowo na adres Kontakt Forum, przy czym NOVUM potwierdzi zmianę danych Uczestnika. 
                                            4. NOVUM nie ponosi odpowiedzialności za odwołanie, skrócenie, zmianę terminu lub miejsca Forum spowodowane działaniem siły wyższej, tj. zdarzeniem zewnętrznym, nagłym i niemożliwym do przewidzenia lub zapobieżenia (w szczególności: klęski żywiołowe, epidemie, akty władzy publicznej, przerwy w dostawie mediów, strajki, lockdown, działania wojenne). W takim przypadku NOVUM w miarę możliwości zaproponuje nowy termin Forum albo zwróci wniesione opłaty. 
                                            5. NOVUM zastrzega sobie prawo do zmiany programu Forum, w tym prelegentów, agendy oraz szczegółowego harmonogramu. Zmiany takie nie stanowią nienależytego wykonania zobowiązania i nie uprawniają do żądania zwrotu opłaty. 

                                                    VI. OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH 

                                                    1. Administratorem danych osobowych Zgłaszającego oraz Uczestników w zakresie związanym z organizacją i przeprowadzeniem Forum jest NOVUM. NOVUM przetwarza dane osobowe w celu przyjęcia i weryfikacji Zgłoszenia, zawarcia i wykonania umowy uczestnictwa, komunikacji z Uczestnikami, obsługi organizacyjnej Forum, a także ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń oraz realizacji obowiązków wynikających z przepisów prawa.  
                                                    2. Odrębnym administratorem danych osobowych Zgłaszającego oraz Uczestników jest ARCHE S.A., będąca właścicielem Hotelu, w którym odbywa się Forum. ARCHE S.A. przetwarza dane osobowe we własnych, niezależnych celach związanych z zapewnieniem zakwaterowania, świadczeń konferencyjno-hotelowo  gastronomicznych oraz z rozliczeniem Forum, w tym z wystawieniem faktury pro forma i końcowej faktury VAT.  
                                                    3. NOVUM i ARCHE S.A. są odrębnymi (samodzielnymi) administratorami danych osobowych; każdy z nich samodzielnie i we własnym imieniu decyduje o celach i sposobach przetwarzania danych w zakresie realizowanych przez siebie zadań i odrębnie ponosi odpowiedzialność za zgodność tego przetwarzania z przepisami o ochronie danych osobowych. NOVUM i ARCHE S.A. nie są współadministratorami w rozumieniu art. 26 RODO.  
                                                    4. W związku z organizacją i rozliczeniem Forum NOVUM udostępnia ARCHE S.A. dane osobowe Zgłaszającego oraz Uczestników w zakresie niezbędnym do realizacji celów wskazanych w ust. 2 (w szczególności: imię i nazwisko, dane firmy, NIP, adres, dane kontaktowe oraz informacje dotyczące zakwaterowania). Podstawą udostępnienia oraz dalszego przetwarzania danych przez każdego z administratorów jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy) oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes polegający na organizacji, obsłudze i rozliczeniu Forum), a w zakresie obowiązków rozliczeniowo-podatkowych – art. 6 ust. 1 lit. c RODO. W pozostałym zakresie podstawą jest zgoda Uczestnika. 
                                                    5. Szczegółowe informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych przez każdego z administratorów, w tym o celach, podstawach prawnych, okresach przechowywania, odbiorcach danych oraz przysługujących prawach, zawierają odpowiednie klauzule informacyjne stanowiące Załączniki do Regulaminu.  
                                                    6. Zgłaszający zobowiązuje się przekazać Uczestnikom treść klauzul informacyjnych, o których mowa w ust. 5. 
                                                    7. NOVUM w trakcie rejestracji Uczestników na Forum odbierze od Uczestników odrębne zgody na: 
                                                      • utrwalanie i rozpowszechnianie ich wizerunku w materiałach promocyjnych 
                                                      • przekazanie danych osobowych platformie komunikacyjnej WhatsApp w ramach odrębnej grupy – w celu umożliwienia Uczestnikom wymiany informacji związanych z organizacją Forum. 

                                                                    VII. OBOWIĄZKI UCZESTNIKÓW. ORGANIZACJA FORUM 

                                                                    1. Uczestnicy zobowiązani są do przestrzegania regulaminu Hotelu, przepisów w zakresie zdrowia, bezpieczeństwa oraz BHP, a także zaleceń przedstawicieli NOVUM oraz Hotelu w tym zakresie. 
                                                                    2. NOVUM może odmówić udziału w Forum osobom nieprzestrzegającym obowiązujących przepisów prawa lub Regulaminu. Osoby te tracą prawo do zwrotu wniesionej opłaty oraz do roszczeń odszkodowawczych względem NOVUM, w zakresie dopuszczalnym przez obowiązujące przepisy prawa. 
                                                                    3. NOVUM nie odpowiada za zagubione, skradzione lub zniszczone przedmioty Uczestników. 
                                                                    4. Uczestnicy ponoszą pełną odpowiedzialność prawną i majątkową za szkody spowodowane swoim działaniem lub zaniechaniem w Hotelu lub podczas Forum. 
                                                                    5. Dodatkowe usługi hotelowe (mini bar, telefon, SPA, usługi pralnicze, płatna telewizja, usługi rozrywkowe, rekreacyjne oraz sportowe, indywidualne rachunki gastronomiczne i barowe, itp.) Uczestnicy opłacają we własnym zakresie. 
                                                                    6. NOVUM i Zgłaszający wyłączają wzajemną odpowiedzialność z tytułu szkód poniesionych przez Uczestników w związku z organizacją, przebiegiem, odwołaniem lub przesunięciem Forum.   
                                                                    7. Na platformie komunikacyjnej WhatsApp zostanie utworzona grupa w celu umożliwienia uczestnikom wymiany informacji związanych z organizacją Forum. Uczestnicy zobowiązują się nie wykorzystywać grupy do celów niezwiązanych z organizowaniem Forum. NOVUM zastrzega sobie prawo do moderowania treści zamieszczanych na grupie. Dołączenie do grupy jest dobrowolne i wymaga wyrażenia zgody na przetwarzanie danych osobowych. 
                                                                    8. Organizator utrwala przebieg Forum (zdjęcia, nagrania) w celu dokumentacji i relacji oraz w celach marketingowych, na co Zgłaszający i Uczestnicy wyrażają zgodę. Utrwalanie i rozpowszechnianie wizerunku Uczestnika w materiałach promocyjnych jest przedmiotem zgody wrażonej w odrębnym oświadczeniu Uczestnika składanym podczas rejestracji na Forum. Utrwalanie i rozpowszechnianie wizerunku Uczestnika, na którym stanowi on jedynie szczegół całości takiej jak zgromadzenie, publiczność lub publiczna impreza, nie wymaga zgody. 
                                                                    9. Filmowanie, fotografowanie i nagrywanie Forum bez zgody NOVUM jest zabronione.  
                                                                    10. NOVUM nie ponosi odpowiedzialności za wykorzystanie wizerunku Uczestnika bez jego zgody przez osoby trzecie, niezgodnie z Regulaminem. 

                                                                                      VIII. POSTANOWIENIA KOŃCOWE 

                                                                                      1. Koszty podróży i dodatkowych noclegów pokrywa Uczestnik lub Zgłaszający. 
                                                                                      2. Zgłaszający zobowiązuje się do zapoznania Uczestników z treścią Regulaminu. 
                                                                                      3. Regulamin wchodzi w życie z dniem umieszczenia na Stronie internetowej. 
                                                                                      4. W sprawach nieuregulowanych Regulaminem zastosowanie mają przepisy prawa polskiego, w szczególności Kodeksu cywilnego oraz RODO. 
                                                                                      5. Zgłaszający oraz Uczestnicy zawierają umowę i biorą udział w Forum w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą lub zawodową; udział w Forum nie ma charakteru konsumenckiego w rozumieniu art. 22(1) Kodeksu cywilnego. 
                                                                                      6. NOVUM zastrzega sobie prawo do zmiany Regulaminu. Zmiany wchodzą w życie z chwilą ich opublikowania na Stronie internetowej i nie mają zastosowania do Zgłoszeń złożonych przed ich wejściem w życie. 
                                                                                      7. Jeżeli którekolwiek z postanowień Regulaminu okaże się nieważne lub bezskuteczne, pozostałe postanowienia pozostają w mocy; w miejsce postanowienia nieważnego stosuje się postanowienie zgodne z prawem, najbliższe jego celowi gospodarczemu. 
                                                                                      8. Wszelkie spory wynikające z Regulaminu lub związane z udziałem w Forum rozstrzygać będzie sąd powszechny właściwy miejscowo dla siedziby NOVUM. 

                                                                                                    KLAUZULA INFORMACYJNA NOVUM 

                                                                                                    DOTYCZĄCA ZGŁASZAJĄCEGO 

                                                                                                    Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz.U.UE.L.2016.119.1), zwanego dalej „RODO”, informujemy: 

                                                                                                    1. Kto jest administratorem danych osobowych Zgłaszającego?
                                                                                                      Administratorem danych osobowych Zgłaszających jest Zakład Usług Informatycznych NOVUM Sp. z o.o. z siedzibą w Łomży, tel. 86 216 98 00, sekretariat@novum.pl, www.novum.pl („Administrator”).  
                                                                                                    2. Kontakt z Inspektorem Ochrony Danych Osobowych 
                                                                                                      Administrator powołał Inspektora Ochrony Danych (IOD), który nadzoruje prawidłowość przetwarzania Pani/Pana danych osobowych.  Z Inspektorem Ochrony Danych powołanym przez Administratora można skontaktować pod adresem pocztowym Administratora (z adnotacją skierowania sprawy do IOD) lub za pośrednictwem adresu e-mail: iod@novum.pl. 
                                                                                                    3. Jakie są cele przetwarzania danych osobowych Zgłaszającego oraz podstawa prawna przetwarzania?
                                                                                                      Administrator będzie przetwarzał dane osobowe Zgłaszających w następujących celach:  
                                                                                                      • organizacji i przeprowadzenia wydarzenia Forum Administratorów Novum Bank 2026 („Wydarzenie”) na podstawie 6 ust. 1 lit. b) RODO w odniesieniu do realizacji lub zawarcia umowy w oparciu o akceptację Regulaminu Forum Administratorów Novum Bank 2026; 
                                                                                                      • realizacji obowiązków księgowych i podatkowych w przypadku dokonania płatności – na podstawie obowiązku prawnego na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) RODO; 
                                                                                                      • obrony przed roszczeniami i dochodzenia swoich praw – na podstawie uzasadnionego interesu Organizatora na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
                                                                                                        Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak jest ono niezbędne do organizacji Wydarzenia. W odniesieniu do przetwarzania danych osobowych na podstawie zgody Zgłaszający posiada prawo do cofnięcia zgody na przetwarzanie w dowolnym momencie. 
                                                                                                    4. Odbiorcy danych osobowych Zgłaszającego
                                                                                                      • wyłącznie podmioty uprawnione do uzyskania danych osobowych na podstawie przepisów prawa, 
                                                                                                      • osoby upoważnione przez Administratora do przetwarzania danych w ramach wykonywania swoich obowiązków służbowych, 
                                                                                                      • podmioty, którym Administrator zleca wykonanie czynności, z którymi wiąże się konieczność przetwarzania danych (podmioty przetwarzające), a także „ARCHE” S.A. z siedzibą w Konstancinie Jeziornie, prowadząca Hotel Arche Cukrownia Żnin, ul. Klemensa Janickiego 1, 88-100 Żnin – jako odrębny administrator – w zakresie niezbędnym do organizacji Wydarzenia. NOVUM nie planuje przekazywania Pani/Pana danych osobowych do odbiorców zlokalizowanych poza Europejskim Obszarem Gospodarczym.  
                                                                                                    5. Prawa Zgłaszającego związane z przetwarzaniem danych osobowych 
                                                                                                      Masz następujące prawa związane z przetwarzaniem danych osobowych:  
                                                                                                      • wyrażenia sprzeciwu na przetwarzanie danych,  
                                                                                                      • dostępu do Twoich danych osobowych,  
                                                                                                      • żądania sprostowania Twoich danych osobowych,  
                                                                                                      • żądania usunięcia Twoich danych osobowych,  
                                                                                                      • przenoszenia danych, 
                                                                                                      • żądania zaprzestania lub ograniczenia przetwarzania Twoich danych osobowych,  
                                                                                                    6. Okres przechowywania danych 
                                                                                                      • dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny dla realizacji wszystkich działań związanych z organizacją Wydarzenia oraz po zakończeniu tego okresu, jeżeli Administrator będzie do tego zobowiązane na mocy odrębnych przepisów prawa, 
                                                                                                      • w przypadku danych przetwarzanych na podstawie zgody – do czasu wycofania przez Zgłaszającego zgody na przetwarzanie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem, 
                                                                                                      • dane związane z realizacją płatności będą przetwarzane przez okres wynikający z przepisów podatkowych regulujących dany obowiązek, 
                                                                                                      • w przypadku danych przetwarzanych na podstawie uzasadnionego interesu Administratora – do czasu realizacji celu przetwarzania lub do momentu złożenia przez Zgłaszającego sprzeciwu. 
                                                                                                    7. Prawo wniesienia skargi do organu  
                                                                                                      Zgłaszającemu przysługuje prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych z siedzibą w Warszawie, przy ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.  
                                                                                                    8. Profilowanie 
                                                                                                      W związku z realizacją wszystkich czynności w ramach organizacji Forum, Zgłaszający nie podlega zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, o której mowa w art. 22 RODO, ani profilowaniu. 

                                                                                                    KLAUZULA INFORMACYJNA NOVUM  

                                                                                                    DOTYCZĄCA UCZESTNIKA 

                                                                                                    Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 oraz art. 14 ust. 1 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz.U.UE.L.2016.119.1), zwanego dalej „RODO”, informujemy: 

                                                                                                    1. Kto jest administratorem danych osobowych Uczestnika? 
                                                                                                      Administratorem danych osobowych Uczestników jest Zakład Usług Informatycznych NOVUM Sp. z o.o. z siedzibą w Łomży, tel. 86 216 98 00, sekretariat@novum.pl, www.novum.pl („Administrator”).  
                                                                                                    2. Kontakt z Inspektorem Ochrony Danych Osobowych 
                                                                                                      Administrator powołał Inspektora Ochrony Danych (IOD), który nadzoruje prawidłowość przetwarzania Pani/Pana danych osobowych. Z Inspektorem Ochrony Danych powołanym przez Administratora można skontaktować pod adresem pocztowym Administratora (z adnotacją skierowania sprawy do IOD) lub za pośrednictwem adresu e-mail: iod@novum.pl. 
                                                                                                    3. Jakie są cele przetwarzania danych osobowych Uczestnika oraz podstawa prawna przetwarzania?  
                                                                                                      Administrator będzie przetwarzał dane osobowe Uczestników w następujących celach:  
                                                                                                      • organizacji i przeprowadzenia wydarzenia Forum Administratorów Novum Bank 2026 („Wydarzenie”), w tym w szczególności rejestracji uczestników, na podstawie 6 ust. 1 lit. f) RODO prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na obsłudze i realizacji umowy zawartej ze Zgłaszającym) w odniesieniu do realizacji lub zawarcia umowy w oparciu o akceptację Regulaminu Forum Administratorów Novum Bank 2026; 
                                                                                                      • w odniesieniu do danych wskazanych przez Zgłaszającego w Formularzu Rejestracyjnym – w celu realizacji umowy zawartej pomiędzy Administratorem a Zgłaszającym, który w ramach Formularza Rejestracyjnego dokonał zgłoszenia Uczestnika. Podstawą przetwarzania jest w tym wypadku art. 6 ust. 1 lit. f) RODO w postaci uzasadnionego interesu Administratora polegającego obsłudze i realizacji Forum zgodnie z umową; 
                                                                                                      • w odniesieniu do wizerunku utrwalonego na zdjęciach, filmach, nagraniu na żywo oraz przekazania danych osobowych platformie komunikacyjnej WhatsApp w ramach odrębnej grupy – w celu umożliwienia Uczestnikom wymiany informacji związanych z organizacją Forum – zgoda Uczestnika na podstawie 6 ust. 1 lit. a) RODO; 
                                                                                                      • obrony przed roszczeniami i dochodzenia swoich praw – na podstawie uzasadnionego interesu Organizatora na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO. 

                                                                                                        Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak jest ono niezbędne do organizacji Wydarzenia. W odniesieniu do przetwarzania danych osobowych na podstawie zgody Uczestnik posiada prawo do cofnięcia zgody na przetwarzanie w dowolnym momencie. 
                                                                                                        W przypadku pozyskania danych Uczestnika niebezpośrednio od niego – źródłem danych jest Zgłaszający. 
                                                                                                    4. Odbiorcy danych osobowych Uczestnika  
                                                                                                      • wyłącznie podmioty uprawnione do uzyskania danych osobowych na podstawie przepisów prawa, 
                                                                                                      • osoby upoważnione przez Administratora do przetwarzania danych w ramach wykonywania swoich obowiązków służbowych, 
                                                                                                      • podmioty, którym Administrator zleca wykonanie czynności, z którymi wiąże się konieczność przetwarzania danych (podmioty przetwarzające także „ARCHE” S.A. z siedzibą w Konstancinie Jeziornie, prowadząca Hotel Arche Cukrownia Żnin, ul. Klemensa Janickiego 1, 88-100 Żnin – jako odrębny administrator – w zakresie niezbędnym do organizacji Wydarzenia. 

                                                                                                        NOVUM nie planuje przekazywania Pani/Pana danych osobowych do odbiorców zlokalizowanych poza Europejskim Obszarem Gospodarczym.  
                                                                                                    5. Prawa Uczestnika związane z przetwarzaniem danych osobowych 
                                                                                                      Masz następujące prawa związane z przetwarzaniem danych osobowych: 
                                                                                                      • wyrażenia sprzeciwu na przetwarzanie danych,  
                                                                                                      • dostępu do Twoich danych osobowych,  
                                                                                                      • żądania sprostowania Twoich danych osobowych,  
                                                                                                      • żądania usunięcia Twoich danych osobowych,  
                                                                                                      • przenoszenia danych, 
                                                                                                      • żądania zaprzestania lub ograniczenia przetwarzania Twoich danych osobowych,  
                                                                                                    6. Okres przechowywania danych 
                                                                                                      • dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny dla realizacji wszystkich działań związanych z organizacją Wydarzenia oraz po zakończeniu tego okresu, jeżeli Administrator będzie do tego zobowiązane na mocy odrębnych przepisów prawa, 
                                                                                                      • w przypadku danych przetwarzanych na podstawie zgody – do czasu wycofania przez Zgłaszającego zgody na przetwarzanie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem, 
                                                                                                      • w przypadku danych przetwarzanych na podstawie uzasadnionego interesu Administratora – do czasu realizacji celu przetwarzania lub do momentu złożenia przez Zgłaszającego sprzeciwu. 
                                                                                                    7. Prawo wniesienia skargi do organu  
                                                                                                      Zgłaszającemu przysługuje prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych z siedzibą w Warszawie, przy ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.  
                                                                                                    8. Profilowanie 
                                                                                                      W związku z realizacją wszystkich czynności w ramach organizacji Forum, Uczestnik nie podlega zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, o której mowa w art. 22 RODO, ani profilowaniu. 

                                                                                                    KLAUZULA INFORMACYJNA HOTELU 

                                                                                                    1. Administrator danych 
                                                                                                      ARCHE S.A. Ul. Mirkowska 45A, 05-520 Konstancin-Jeziorna. (zwana dalej Arche S.A.). Arche ponosi odpowiedzialność za przetwarzanie danych osobowych dla celów oraz zgodnie z podstawą prawną, które określono w niniejszej informacji, m. in. w związku z realizacją umowy oraz zarządzaniem relacjami z klientem/ dostawcą, działaniami marketingowymi i sprzedażowymi podejmowanymi na poziomie grupy; zarządzaniem zakupami, finansami i innymi kwestiami administracyjno-biznesowymi; oraz analizą i rozwojem produktów, usług. 
                                                                                                    2. Cel i podstawa prawna przetwarzania danych osobowych 
                                                                                                      Przetwarzanie danych osobowych odbywa się zgodnie z następującą podstawą prawną: 
                                                                                                      • Realizacja umowy zawartej pomiędzy Arche a jego klientem, dostawcą lub partnerem biznesowym (dalej Klienci biznesowi) oraz spełnianie próśb podmiotu danych przed zawarciem umowy, np. próśb o informacje lub ofertę, subskrypcję biuletynów lub zlecenia zakupu (art. 6 ust. 1 lit. b) RODO); 
                                                                                                      • Zarządzanie relacjami z Klientami biznesowymi lub podobnymi podmiotami, utrzymywanymi w związku z uzasadnionym interesem Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f) RODO); 
                                                                                                      • Uzasadniony interes Administratora, związany z kierowaniem działań w zakresie marketingu produktów i usług do osób do kontaktu wyznaczonych przez Klientów biznesowych (art. 6 ust.1 lit. f) RODO); 
                                                                                                      • Spełnianie zobowiązań prawnych ciążących na Administratorze w świetle przepisów prawa obowiązujących w kraju prowadzenia działalności (art. 6 ust. 1 lit. c) RODO). 

                                                                                                        Przetwarzanie danych osobowych odbywa się w następujących celach: 
                                                                                                      • Dostarczanie produktów i świadczenie usług; 
                                                                                                      • Tworzenie, zarządzanie i rozwój relacji pomiędzy Arche a Klientami biznesowymi; 
                                                                                                      • Rozwój produktów i usług; 
                                                                                                      • Komunikacja z Klientami biznesowymi, w tym zbieranie informacji zwrotnych od Klientów biznesowych np. poprzez ankiety zadowolenia; 
                                                                                                      • Wykrywanie, zapobieganie i sprawdzanie oszustw oraz innych przestępstw; Analizowanie, segmentacja i tworzenie statystyk dla celów wyjaśnionych powyżej. 
                                                                                                    3. Podmioty danych i kategorie danych osobowych 
                                                                                                      Arche przetwarza dane osobowe osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą, osób do kontaktu wyznaczonych przez jego potencjalnych, obecnych i byłych Klientów biznesowych. Dla celów opisanych powyżej przetwarzane są następujące kategorie danych osobowych:
                                                                                                      • Podstawowe informacje dotyczące podmiotu danych, np.: imię i nazwisko, tytuł i zawód, stanowisko w Firmie, dane Firmy, dane do kontaktu w sprawie zatrudnienia; 
                                                                                                      • Dane marketingowe, np.: stanowiska i działania w firmie oraz służbie publicznej; preferencje i zainteresowania zawodowe; pozostałe zainteresowania i informacje przekazane przez podmiot danych; podjęte działania marketingowe; udział w wydarzeniach; pozwolenia i zgody marketingowe (akceptacja), ograniczenia i zakazy (odrzucenie); 
                                                                                                      • Dane dotyczące kontaktów i komunikacji, np.: prośby o kontakt i informacje zwrotne, wiadomości e-mail, formularze cyfrowe, rozmowy na chatach; 
                                                                                                      • Dane analityczne np.: segmenty i profile marketingowe, opracowane na podstawie danych opisanych powyżej oraz pozyskanych z normalnych źródeł poprzez analizy i zastosowanie wzorców, takich jak obliczanie ewentualnych zainteresowań Firmy/podmiotu danych lub ujęcie Firmy/podmiotu danych w ramach określonej grupy firm/podmiotów danych. 

                                                                                                        Dla celów marketingu bezpośredniego, kierowanego do osób do kontaktu z ramienia potencjalnych lub byłych Klientów biznesowych, przetwarzane są tylko dane podstawowe i marketingowe, które opisano powyżej. 
                                                                                                    4. Źródła informacji 
                                                                                                      Dane osobowe zbiera się bezpośrednio od podmiotu danych, gdy podmiot ten wysyła prośbę o kontakt lub informacje, bądź wypełnia formularz; dokonuje zakupu lub składa zamówienie, zawiera umowę, bierze udział w wydarzeniach bądź nawiązuje inny, osobisty, telefoniczny lub cyfrowy kontakt z Arche. 
                                                                                                      Dane osobowe osób wyznaczonych do kontaktu przez potencjalnych, obecnych, byłych Klientów biznesowych pochodzą bezpośrednio od Klientów biznesowych. Możliwe jest także zbieranie i aktualizowanie danych osobowych z wykorzystaniem stron internetowych Klientów biznesowych, publicznych i prywatnych rejestrów, instytucji publicznych. Pozyskiwanie danych osobowych z takich źródeł odbywa się z zachowaniem obowiązujących przepisów w zakresie ochrony danych osobowych. 
                                                                                                    5. Ujawnianie i przekazywanie danych 
                                                                                                      Dane nie będą ujawniane innym podmiotom zewnętrznym, chyba że będzie to konieczne ze względu na obowiązek przestrzegania zobowiązań prawnych, ciążących na Arche. Arche może zlecać działania w zakresie ICT, marketingu, komunikacji i inne, dostawcom zewnętrznym lub innym podwykonawcom. W takim przypadku Arche może przekazać tym podwykonawcom dane osobowe w zakresie niezbędnym do świadczenia zleconych im usług. Podwykonawcy ci będą przetwarzali dane osobowe w imieniu Arche i muszą przestrzegać przekazywanych przez niego instrukcji. Arche zastosuje odpowiednie środki umowne, aby zapewnić, że dane osobowe będą przetwarzane zgodnie z prawem. Dane osobowe nie będą przekazywane poza Unię Europejską ani Europejski Obszar Gospodarczy. Jeżeli jednak konieczne będzie przekazanie tych danych poza UE lub EOG, Arche upewni się, czy kraj, do którego dane są przekazywane, został uznany przez Komisję Europejską za zapewniający odpowiednią ochronę prywatności lub zawrze z podmiotem, do którego dane mają być transferowane umowę opartą o Standardowe Klauzule Umowne wydane przez Komisję Europejską. 
                                                                                                    6. Ochrona i przechowywanie danych 
                                                                                                      Dostęp do danych osobowych będą miały tylko upoważnione osoby, które muszą je przetwarzać w ramach swojej pracy lub innych obowiązków. Dane cyfrowe są chronione za pomocą zapór, haseł i innych środków technicznych i organizacyjnych. Wszystkie dane są przechowywane w zamkniętych obiektach, które są chronione za pomocą fizycznych mechanizmów kontroli dostępu. Dane osobowe będą przechowywane przez okres, w jakim będą one potrzebne do realizacji określonych celów. Po wygaśnięciu relacji pomiędzy Arche a Klientem biznesowym lub gdy Arche poweźmie informację, że podmiot danych nie jest już osobą do kontaktu z ramienia Klienta biznesowego, dane osobowe zostaną usunięte z zastrzeżeniem następujących wyjątków: 
                                                                                                      • Dane zanonimizowane można przechowywać bezterminowo; 
                                                                                                      • Dane marketingowe mogą być przechowywane do momentu wycofania zgody lub zgłoszenia sprzeciwu na przetwarzanie danych osobowych; 
                                                                                                      • Gdy obowiązujące przepisy prawa dopuszczają możliwość przechowywania danych przez dłuższy okres. Są to np. zlecenia zakupu. 
                                                                                                    7. Dostęp do danych, ich poprawianie oraz pozostałe prawa podmiotu danych 
                                                                                                      Podmiotom danych przysługuje prawo do: 
                                                                                                      • dostępu do swoich danych osobowych i otrzymania kopii danych osobowych podlegających przetwarzaniu; 
                                                                                                      • żądania usunięcia danych (prawo do bycia zapomnianym) w przypadku wystąpienia okoliczności przewidzianych w art. 17 RODO; 
                                                                                                      • żądania ograniczenia przetwarzania danych w przypadkach wskazanych w art. 18 RODO; 
                                                                                                      • wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych w przypadkach wskazanych w art. 21 RODO; 
                                                                                                      • przenoszenia dostarczonych danych, przetwarzanych w sposób zautomatyzowany. 

                                                                                                    W przypadku gdy podmiot danych uważa, że jego dane osobowe są przetwarzane niezgodnie z prawem, może wnieść skargę do organu nadzorczego (UODO, ul. Stawki 2, Warszawa). W celu uzyskania dodatkowych informacji związanych z ochroną danych osobowych lub skorzystania z przysługujących praw, skontaktuj się z nami: Inspektor Ochrony Danych: rodo@arche.pl ARCHE S.A. Ul. Mirkowska 45A, 05-520 Konstancin-Jeziorna. 

                                                                                                    Powiadomienie dotyczące prywatności, przeznaczone dla gości hotelowych Arche S.A.